SAP QM-Modul: Wo Audit-Management in S/4HANA an Grenzen stößt

Wer SAP S/4HANA im Einsatz hat, besitzt in der Regel bereits die technische Grundlage für Audit-Management: Das QM-Modul deckt Auditplanung, -durchführung, Feststellungserfassung und die Verknüpfung zu Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen (CAPA) ab. Trotzdem berichten viele Qualitätsverantwortliche, dass genau dieser Teil des Moduls im Alltag kaum genutzt wird - während parallel Excel-Listen, E-Mail-Verteiler oder separate Tools die eigentliche Audit-Arbeit tragen. Das hat handfeste, gut dokumentierte Gründe.

Warum das QM-Modul oft ungenutzt bleibt

SAP-Berater von Clarkston Consulting beschreiben ein wiederkehrendes Muster in S/4HANA-Projekten: Qualitätsanforderungen werden im Rahmen der ERP-Einführung häufig auf Lagerbestandskontrolle, Chargen-/Losfreigabe und Chargenrückverfolgung reduziert. Die Qualitätsabteilung ist dabei selten von Anfang an als Stakeholder eingebunden, sondern kommt erst später ins Projekt - zu einem Zeitpunkt, an dem Projektumfang, Zeitplan und Budget bereits weitgehend feststehen. Das Ergebnis: Das QM-Modul wird technisch mitgeliefert, aber inhaltlich nur in seinem Kernbereich (Inspektionen, Prüflose, Zertifikate) konfiguriert - der Audit-Management-Teil bleibt ungenutztes Potenzial.

Das ist bemerkenswert, weil das QM-Modul in S/4HANA laut unabhängiger SAP-Fachliteratur Audit-Management inklusive Planung, Durchführung, Feststellungserfassung und CAPA-Anbindung technisch bereits vorsieht, und die Ergebnisse direkt in Lieferantenbewertung und kontinuierliche Verbesserung zurückfließen können.

Was SAP QM technisch mitbringt - und was in der Praxis fehlt

Für die Kernprozesse (Inspektionsplanung, Ergebniserfassung, Prüflos-Management) stehen in S/4HANA moderne Fiori-Apps wie “Manage Inspection Lots” oder “Record Inspection Results” zur Verfügung, die mobiles, rollenbasiertes Arbeiten ermöglichen sollen. Für den Audit-Lifecycle im engeren Sinn - also die Planung eines Jahresauditprogramms, die Durchführung vor Ort, die strukturierte Erfassung von Feststellungen und deren lückenlose Verfolgung bis zur wirksamen Korrekturmaßnahme - ist die Fiori-Abdeckung in der Praxis deutlich dünner. Viele Organisationen arbeiten hier weiterhin mit älteren, transaktionsbasierten Bildschirmen, die für den mobilen Einsatz beim Auditor vor Ort nicht konzipiert wurden.

Für einen Auditor, der im Werk unterwegs ist, bedeutet das in der Praxis: Feststellungen werden auf Papier oder in einer separaten App notiert und erst später ins System übertragen. Genau an dieser Schnittstelle gehen Informationen verloren oder werden verzögert erfasst - ein Effekt, den strukturierte Auditprogramme eigentlich verhindern sollen (siehe dazu unseren Beitrag zur Auditprogramm-Planung).

Die eigentliche Lücke liegt nicht in der Funktion, sondern in der Nutzung

Wichtig für die Einordnung: Es geht hier nicht darum, dass SAP QM “keine” Audit-Funktion hätte. Die Funktion existiert. Die Lücke entsteht dadurch, dass sie in vielen Projekten nicht mit der UX-Qualität und dem mobilen Fokus ausgestattet wird, den ein Auditor im Tagesgeschäft braucht - und dass eine nachträgliche Erweiterung des standardmäßig mitgelieferten Funktionsumfangs zusätzliche Projektzeit und Budget bindet, wie Projektberichte aus SAP-QM-Einführungen bestätigen.

Für Organisationen, die bereits investiert haben (Lizenzen, Stammdaten, Integration in Materialwirtschaft und Instandhaltung), ist ein vollständiger Wechsel weg von SAP selten sinnvoll oder wirtschaftlich. Die naheliegendere Frage lautet: Wie lässt sich der Audit-Lifecycle - Planung, mobile Durchführung, Feststellungsmanagement, CAPA-Anbindung - so ergänzen, dass er auf denselben SAP-Stammdaten aufsetzt, ohne dass ein separates, inkonsistentes System entsteht?

Wie qportal an dieser Stelle ansetzt

qportal ist bewusst kein Ersatz für das SAP-QM-Modul, sondern eine Ergänzung, die auf SAP BTP läuft und über SAP Cloud Identity Services an bestehende Benutzer- und Rollenkonzepte andockt. Der Fokus liegt genau auf dem Teil des Audit-Lifecycles, der in vielen S/4HANA-Projekten aus Zeit- oder Budgetgründen zurückgestellt wird: mobile, Fiori-native Erfassung von Audits und Feststellungen vor Ort, automatisierte Erinnerungen für offene Maßnahmen und ein durchgängiger CAPA-Workflow von der Feststellung bis zur Wirksamkeitsprüfung (siehe dazu auch unseren Beitrag zum Findings- und CAPA-Prozess). Einen Überblick über die Struktur von Auditprogrammen und Audits in qportal gibt die Dokumentation zu Audit-Programmen sowie der Überblick zu Audits.

Checkliste: 5 Fragen zum eigenen SAP-QM-Setup

1. Ist die Qualitätsabteilung bei laufenden oder geplanten S/4HANA-Projekten als Stakeholder eingebunden - oder kommt sie erst nach Scope-Freeze dazu?
2. Werden Audit-Feststellungen direkt im System erfasst oder erst nachträglich aus Papier-/Excel-Notizen übertragen?
3. Ist erkennbar, wie viele Feststellungen ohne zugewiesene Verantwortlichkeit oder Frist offen liegen?
4. Lässt sich der Weg von der Feststellung bis zur wirksamen Korrekturmaßnahme lückenlos nachvollziehen?
5. Nutzen Auditorinnen und Auditoren mobile, rollenbasierte Oberflächen - oder klassische, nicht für mobile Nutzung ausgelegte Bildschirmmasken?

Fazit

SAP QM liefert die technische Grundlage für Audit-Management gleich mit - genutzt wird sie in der Praxis trotzdem selten in voller Tiefe, weil die Qualitätsabteilung oft zu spät in S/4HANA-Projekte eingebunden wird und der Audit-Lifecycle mobil nur unzureichend abgedeckt ist. Wer diese Lücke schließen will, muss SAP nicht ersetzen, sondern gezielt um mobile Auditdurchführung und lückenlose CAPA-Nachverfolgung ergänzen.

Quellen

• Clarkston Consulting: What to Consider Before an SAP Quality Management (QM) Implementation - clarkstonconsulting.com
• ERP Research: SAP QM Module (S/4HANA Quality Management) - erpresearch.com
• ERP Research: SAP S/4HANA Quality Management (QMS) Module Overview - erpresearch.com