Auditmanagement-Software,
die bei der Ursache nicht aufhört

Die Feststellung steht im Auditbericht. Die Ursachenanalyse liegt in einer Excel-Datei. Und ob die Maßnahme tatsächlich gewirkt hat, weiß im nächsten Audit niemand mehr. Um diese Lücke geht es hier. Und ich zeige euch in ungefähr drei Minuten, wie sich diese Lücke schließen lässt. Hi, mein Name ist Andreas Bauer. Ich habe Audits vorbereitet, begleitet und war selbst auf der auditierten Seite. Dabei sehe ich immer wieder dieselben Muster. Nicht die Methode an sich fehlt. 5-Why, 8D und CAPA steht in jedem QM-Handbuch. Was fehlt, ist die Verbindung dazwischen. Vier Werkzeuge, eine Excel-Liste in der Mitte und der Nachweis der Kette entsteht erst, wenn der Auditor danach fragt. qportal setzt genau dort an. Ein Datenmodell für alle vier Schritte. Ich nehme dazu einen Fall, den sicher jeder kennt. Internes Audit Wareneingang. Ein Messmittel ist im Einsatz, dessen Kalibrierung abgelaufen ist. Die Feststellung wird direkt am Auditpunkt erfasst. Mit Kategorie, Schweregrad und dem Auditkriterium, gegen das geprüft wurde. Hier ist es eine Hauptabweichung. Es wurden Prüfentscheidungen mit einem Prüfmittel getroffen, das nicht überwacht war. Der Nachweis hängt am selben Datensatz. Etikett, Kalibrierschein, Prüfprotokoll. Und der Auditkontext ebenso. Aus welchem Audit sie stammt, für welche Organisationseinheit. Die Feststellung endet also nicht in einem Bericht. Sie ist ein Objekt, mit dem weitergearbeitet wird. Aus der Feststellung heraus öffne ich die Ursachenanalyse. Und Sie sehen zwei getrennte Ketten. Warum der Fehler aufgetreten ist. Und warum der Fehler nicht entdeckt wurde. Das ist die Unterscheidung, an der Analysen in der Praxis oft scheitern. Die Auftretenskette endet bei einer manuell geführten Liste ohne jede Fälligkeitsprüfung. Und die Entdeckungskette endet dort, wo niemand die Wareneingangs-Checkliste je aktualisiert hat, weil es dafür keinen Prozess gibt. Aus den Ursachen werden Maßnahmen. Und zwar in derselben Analyse. Sofortmaßnahme, Korrekturmaßnahme, Vorbeugung. Jede mit Verantwortlichem und Frist. Entscheidend ist die Verknüpfung. Es ist also dokumentiert, welche Maßnahme welche Ursache adressiert. Nicht im Kopf der Person, die beim Audit dabei war, sondern direkt für alle nachvollziehbar im System. Und dann der Schritt, der in der Praxis am häufigsten fehlt. Diese Analyse steht auf „in Bearbeitung“. Fünf von sieben Schritten. Sie lässt sich nicht auf „erledigt“ setzen, solange die Vorbeugung offen ist. Und jetzt der Punkt, auf den es im Audit ankommt. Von der Maßnahme komme ich zurück in die Analyse und von dort zur auslösenden Feststellung. Die Kette ist rückwärts belegbar. Das war das Auditmodul. Audit ist der Anfang. Ursachenanalyse und Maßnahmen sind eigene Module im selben Portal. Mit gemeinsamen Stammdaten und Benutzern. Betrieben wird qportal auf der SAP BTP. Dann bleiben die Benutzer und Rollen bei euch. Oder qportal kann auch als SaaS gehostet werden. Wenn ihr gerne sehen würdet, wie qportal in euren Abläufen aussieht, der Kontaktweg steht direkt unter dem Video. Schreibt mir gerne, an welchen Stellen eure Kette bricht. Dann schauen wir gemeinsam, wie der Prozess in qportal aussehen könnte.