Modul Audit
Auditmanagement, das den ganzen Zyklus trägt
Vom Jahresauditplan bis zur dokumentierten Wirksamkeitsprüfung — ohne dass Feststellungen unterwegs in Excel-Listen und E-Mail-Verläufen verschwinden.
Warum der Lifecycle zusammenbleiben muss
ISO 9001 verlangt in Kapitel 9.2 ein dokumentiertes Auditprogramm und die Aufbewahrung der Auditergebnisse als dokumentierte Information. Was die Norm nicht vorschreibt, ist die Werkzeugkette — und genau dort entstehen die Brüche. In der Praxis liegt der Auditplan in einer Tabelle, der Fragenkatalog in einem Word-Dokument, die Feststellungen in einem Protokoll und die Maßnahmen in einer weiteren Liste.
Sobald diese vier Dinge getrennt geführt werden, lässt sich eine einfache Frage nicht mehr zuverlässig beantworten: Wie viele Feststellungen aus dem letzten Zyklus sind tatsächlich wirksam abgeschlossen? Das ist keine akademische Frage — im Management-Review und im Zertifizierungsaudit ist sie regelmäßig die erste.
Was qportal im Auditmodul abbildet
Auditprogramm als strukturelle Klammer. Das Programm ist kein Deckblatt, sondern die Ebene, auf der Intervalle, Umfang, Auditteams und Standorte definiert werden. Jedes Einzelaudit, jede Feststellung und jede daraus entstehende Maßnahme bleibt sichtbar mit dem Programm verknüpft.
Fragenkataloge aus Auditkriterien. Kataloge entstehen aus einer hierarchischen Struktur von Auditkriterien statt aus freiem Text. Damit bleibt jede Frage mit ihrem Normkapitel und den daraus entstandenen Feststellungen verbunden — die Zuordnung existiert im System, nicht im Kopf einer Person.
Durchführung mit Nachweisen. Antworten, Bewertungen und Nachweise werden direkt am jeweiligen Auditpunkt erfasst. Anhänge hängen an der Feststellung, nicht in einer Ordnerstruktur daneben.
Feststellung bis Wirksamkeitsprüfung. Feststellung und Korrekturmaßnahme sind ein durchgängiger Vorgang mit Statusverlauf, nicht zwei getrennte Datensätze. Verantwortlichkeiten und Fristen stehen an der Feststellung; automatisierte Erinnerungen verhindern, dass Maßnahmen ohne aktiven Status liegen bleiben.
Revisionssichere Historie. Jede Änderung wird protokolliert. Für Reviews und Audits ist damit nachvollziehbar, wer wann was geändert hat.
Zwei Details, die im Alltag den Unterschied machen
Auditorenunabhängigkeit nach ISO 19011 6.2.5. Die Norm verlangt, dass Auditoren nicht ihren eigenen Bereich auditieren. qportal warnt automatisch, wenn Auditor und geprüfte Organisationseinheit übereinstimmen — statt dass es erst im externen Audit auffällt.
Auditee-Bestätigung. ISO 19011 6.5.5 sieht vor, dass Feststellungen mit dem Geprüften abgestimmt werden. Dieser Schritt ist als eigener Zustand im Lifecycle abgebildet, nicht als informelle Absprache.
Für wen das gedacht ist
Für QM-Beauftragte und Auditmanager, die den Jahreszyklus verantworten. Für Auditoren, die vor Ort arbeiten und nicht abends abtippen wollen. Für Fachbereiche, die eine Maßnahme zugewiesen bekommen und wissen müssen, was bis wann von ihnen erwartet wird. Und für die Geschäftsführung, die im Management-Review belastbare Zahlen statt gesammelter Eindrücke braucht.
Häufige Fragen
- Deckt qportal interne und externe Audits ab?
- Ja. Interne Audits (First Party), Lieferantenaudits (Second Party) und die Vorbereitung auf Zertifizierungsaudits (Third Party) nutzen dieselbe Struktur aus Auditprogramm, Fragenkatalog, Feststellung und Maßnahme — unterschieden wird über Audittyp und Auditkriterien.
- Brauche ich SAP, um qportal einzusetzen?
- Nein. qportal läuft auf SAP BTP, wird aber auch als gehostete Variante bereitgestellt. Sie brauchen dafür weder eine eigene BTP-Subaccount noch ein S/4HANA-System.
- Wie werden Feststellungen mit Normkapiteln verknüpft?
- Über eine hierarchische Struktur von Auditkriterien, die bis zu drei Ebenen tief abgebildet wird. Jede Frage im Katalog hängt an einem Kriterium, und jede Feststellung erbt diese Zuordnung — die Rückverfolgung zur konkreten Normanforderung entsteht dadurch automatisch statt manuell.
- Können Auditoren mobil vor Ort arbeiten?
- Ja. Die Oberflächen sind mit SAP Fiori Elements gebaut und damit auf Tablet und Smartphone bedienbar. Feststellungen entstehen direkt im Audit, statt später von Papiernotizen abgetippt zu werden.